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Permanence téléphonique pour agences immobilières :


Valorisez votre accueil client et ne perdez aucun prospect.

3 objectifs principaux

#1

Ne perdre
aucun appel

#2

Offrir la meilleure
expérience client

#3

Se libérer
des contraintes RH

Problématique
Solutions
Résultats
Scénario opérationnel

Réussir dans l’immobilier grâce à notre service de gestion de la relation client !

Les clients attendent une assistance immédiate et précise lorsqu’ils recherchent des informations sur les propriétés, souhaitent planifier des visites ou ont des questions spécifiques.

Fort d’une clientèle composée de très nombreux professionnels de l’immobilier, nous avons acquis un savoir-faire unique sur le marché.

Problématique :

ancre problematique

Les professionnels de l’immobilier sont très diversifiés.

  • Nature et taille :
    • Les agents, courtiers ou brokers immobiliers indépendants.
    • Les agences indépendantes de taille moyenne.
    • Les franchises.
    • Les réseaux intégrés.
  • Les métiers pratiqués :
    • Achats, ventes.
    • Gestion locative.
    • Syndic de copropriété.
    • Promotion immobilière.
    • Lotisseurs.
  • Les biens immobiliers :
    • Résidentiels.
    • Bureaux.
    • Commerce.
    • Industrie.

Malgré les différences de taille, de métier et de type de biens, tous les professionnels de l’immobilier partagent trois objectifs communs :

  • Ne perdre aucun prospect.
  • Offrir la meilleure expérience client possible en matière d’accueil téléphonique, de traitement des mails et de relation clients.
  • Se libérer des contraintes liées à la gestion des ressources humaines.

Grâce à ses trente années d’expérience, notre entreprise a élaboré les solutions adaptées à chaque entreprise de ce secteur.

Solutions

ancre solutions

Nous proposons à chaque professionnel de l’immobilier un numéro de téléphone dédié sur lequel il peut transférer ses appels en fonction de ses besoins.

  • Quand et comment effectuer le transfert d’appel ?
    • En permanence.
    • Uniquement lors des absences.
    • En cas d’occupation ou de non-réponse. Dans ce dernier cas, le transfert est paramétré en conséquence dans l’installation téléphonique de l’agence.
  • Nous proposons trois plages horaires.
    • Du lundi au vendredi de 8 h à 20 h.
    • Du lundi au samedi de huit heures à 20 h.
    • 7 jours sur 7, 24 heures sur 24.
  • Nous proposons également de répondre en français et en anglais.

3 catégories de besoin :

  • Permanence téléphonique : Cette solution convient généralement aux indépendants et aux petites agences.

Nous offrons un accueil personnalisé qui remplace le répondeur par un accueil humain et chaleureux. Notre objectif est d’identifier les personnes qui appellent, de qualifier le motif de leur appel et d’envoyer un message par e-mail pour que l’agent rappelle lorsqu’il est disponible.

  • Standardiste externalisée : Cette solution est généralement choisie par les agences de taille moyenne ou importante, en complément ou en remplacement d’une standardiste en interne.

L’objectif est d’accueillir et de diriger les appels vers la ligne directe ou le téléphone mobile des collaborateurs. Selon les besoins, le scénario d’appel peut être simple ou complexe. Dans les cas simples, nous essayons de passer l’appel au collaborateur demandé s’il est nommé, sinon nous le dirigeons vers un collaborateur générique. Dans les cas complexes, nous identifions le bon collaborateur à joindre en fonction de différents critères tels que le type de biens, le secteur géographique, l’achat/vente/location, etc.

  • Assistance administrative et commerciale avancée : Pour les professionnels de l’immobilier qui souhaitent aller encore plus loin, nous mettons à disposition de véritables assistantes.

L’objectif principal est de libérer du temps aux collaborateurs en les aidant à se concentrer sur leurs fonctions essentielles. Ces assistantes externalisées prennent en charge l’accueil téléphonique, la réception et le traitement des mails, la planification des visites, l’envoi de documents, etc.

Résultats

ancre résultats

  • Amélioration de l’expérience client : En remplaçant les répondeurs par un accueil humain et chaleureux, les clients bénéficient d’une meilleure expérience lorsqu’ils contactent les brokers immobiliers. Les appels sont traités de manière professionnelle et personnalisée, ce qui renforce la confiance et l’image de marque de nos clients.
  • Augmentation des opportunités commerciales : En ne perdant aucun prospect, nos clients ont pu générer davantage d’opportunités commerciales. Grâce à notre qualification des appels et à l’envoi de messages par e-mail, les agents immobiliers peuvent rappeler les prospects lorsqu’ils sont disponibles, ce qui augmente les chances de conclure des affaires.
  • Optimisation des ressources : Pour les agences de taille moyenne ou importante, externaliser les fonctions de standardiste et d’assistante permet de libérer des ressources internes et de les réaffecter à des tâches plus importantes. Nos clients sont libérés des problématiques liées à l’absentéisme, la gestion des congés, etc…, tout en élargissant leurs plages horaires de 8h à 20h, du lundi au samedi, et même jusqu’à 7J/7, 24h/24.

Scénario opérationnel

ancre scenario

Clients potentiels, vendeurs, locataires ou propriétaires, tous ont des besoins spécifiques qui doivent être pris en compte dans le scénario d’appel.

Toutes les demandes qu’elles soient simples ou complexes peuvent être prises en charge par nos standardistes et assistantes :

  • Gestion des demandes de renseignements :
    • Fournir des informations sur les biens immobiliers disponibles, les prix et les caractéristiques.
    • Donner des détails sur les visites, les rendez-vous ou les événements spéciaux liés aux biens immobiliers.
  • Traitement des demandes de location ou d’achat :
    • Prendre note des critères de recherche de l’appelant (secteur géographique, budget, type de bien, etc.).
    • Planifier les visites ou les rendez-vous avec les conseillers immobiliers concernés.
  • Prise en charge des problèmes et des urgences notamment pour la gestion locative :
    • Prendre au sérieux les problèmes de sécurité signalés et les urgences immobilières.
    • Recueillir des informations détaillées sur la situation et transmettre immédiatement à la personne responsable de la résolution.
  • Suivi des appels et des demandes :
    • S’assurer que les appels sont traités de manière appropriée et en temps voulu.
    • Effectuer un suivi des demandes en cours pour s’assurer qu’elles sont résolues de manière satisfaisante.

Gagnez du temps et améliorez votre relation client !

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    Un service SAV exceptionnel pour une satisfaction client maximale :


    L’histoire d’une réussite avec Dormakaba

    3 objectifs principaux

    #1

    Améliorer la satisfaction
    client

    #2

    Réduire
    les délais de traitement

    #3

    Libérer
    des ressources internes

    Problématique
    Solutions
    Résultats
    Scénario opérationnel

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    Quand on est l’un des trois principaux acteurs mondiaux de l’industrie des solutions d’accès pour les bâtiments, on sait que la gestion du service après-vente (SAV) est essentielle pour maintenir la satisfaction des clients.

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    Dormakaba est un spécialiste des solutions de sécurité et de contrôle d’accès. Leur mission est de rendre l’accès au monde intelligent et sécurisé.

    Le portefeuille de produits et de services de Dormakaba France est vaste et comprend des ferme-portes, des cylindres mécaniques, des verrouillages, des solutions de contrôle d’accès électroniques, de gestion des temps, de gestion et de serrures hôtelières, des opérateurs pour portes battantes, des portes automatiques coulissantes, l’agencement du verre.

    • Sa problématique majeure : la gestion des demandes de SAV.

    La difficulté réside dans la grande diversité de la clientèle et les demandes spécifiques de celle-ci.
    Pourtant, l’entreprise doit trouver une solution pour garantir un traitement efficace et rapide de chaque demande de SAV.

    Solutions

    ancre solutions

    Pour répondre aux besoins spécifiques de Dormakaba, absys a construit une solution sur mesure.

    • Centralisation des demandes clients.
      Dormaka renvoie ses appels et ses mails chez absys pour une gestion centralisée, 24h/24 des demandes de SAV.
    • Développement de scénarios opérationnels pour gérer différents types de demandes.
      Grâce à son logiciel ATAO et son équipe d’analyste conseil, absys modélise les processus métier de Dormakaba et les transforme en scénarios informatisés. Pour chaque demande de SAV, le chargé de clientèle identifie le client, sa catégorie métier, la typologie de sa demande, le site concerné, le produit incriminé, etc…
    • Coordination des interventions techniques.
      Les chargés de clientèle absys déterminent le type d’intervention à réaliser, sélectionnent, contactent et missionnent les techniciens Dormakaba.
    • Formation et accompagnement : Les chargés de clientèle absys reçoivent une formation approfondie pour se familiariser avec les différentes manipulations de l’application utilisée par Dormakaba (SMAX)

    Résultats

    ancre résultats

    Grâce aux solutions mises en place par absys, Dormakaba a pu constater des bénéfices significatifs :

    • Amélioration de la satisfaction client grâce à une disponibilité 24/24 et 7j/7 et la coordination efficace de toutes les demandes de SAV.
    • Réduction des délais de traitement et donc une fidélisation renforcée de sa clientèle.
    • Image de marque améliorée par l’augmentation des interactions positives et efficaces.
    • Optimisation des processus opérationnels et libération des ressources internes qui peuvent se focaliser sur des tâches à valeurs ajoutées.

    Scénario opérationnel

    ancre scenario

    Lorsqu’un appel ou un mail est reçu, différents scénarios peuvent se présenter.
    Voici des exemples concrets auxquels nos chargés de clientèle sont confrontés quotidiennement :

    • Qualification de la demande avec le client : Le chargé de clientèle pose des questions pour obtenir tous les détails nécessaires et évaluer les besoins du client.

    Le script d’appel co-élaboré entre nos analyste conseils et Dormakaba permet à nos chargés de clientèle de recueillir les informations nécessaires (coordonnées, ref du matériel,..)

    • Recherche du site concerné et création d’un ticket d’incident : sur l’application SMAX de notre client nous recherchons le site concerné. Le chargé de clientèle formé à l’outil de notre client, est efficace dans la recherche d’informations. Une fois le site localisé, il sélectionne l’équipement approprié et crée une requête en enregistrant la raison de l’appel et les coordonnées de l’appelant.

    L’accès à l’application de notre client par chaque chargé de clientèle permet à Dormakaba de gagner en rapidité de traitement. Toutes les demandes sont enregistrées automatiquement dans leur logiciel.

    • Missionnement de l’astreinte pour intervention : En dehors des heures ouvrées, et si une intervention est nécessaire, le chargé de clientèle est responsable de transmettre la demande au cadre d’astreinte responsable.

    Dans notre logiciel ATAO, l’accès au fichier d’astreinte est rapide, adapté et son utilisation sûre et efficace.

    • Prise en charge des demandes par e-mail : Outre les appels téléphoniques, nous recevons également des demandes de SAV par e-mail. Le process est identique à la gestion d’une demande de SAV par téléphone.

    Toutes les demandes de SAV de Dormakaba sont traitées selon le même scénario, validé en amont avec notre client. Tout est centralisé dans notre logiciel métier ATAO. Dormakaba bénéficie grâce à absys d’une gestion SAV multicanale.